Thứ Ba, tháng 4 30, 2019

Quy định và điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử


Hóa đơn điện tử được lưu trữ ra sao? Tại sao hóa đơn điện tử lại an toàn và yên tâm hơn hóa đơn giấy?



Khi sử dụng hóa đơn giấy, ngoài thủ tục rườm rà, tốn chi phí công sức thì loại hóa đơn này còn có một hạn chế lớn là dễ bị làm giả, lưu trữ phức tạp, không an toàn và dễ cháy, hỏng.

Hàng tháng các doanh nghiệp đều phải phát hành hàng nghìn hóa đơn cho các giao dịch mua/bán hàng. Việc phát hành hóa đơn giấy tiêu tốn rất nhiều tiền bạc, thời gian và rủi ro trong việc lưu trữ và quản lý hóa đơn. Để giải quyết tất cả các vấn đề trên, hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu, giúp đơn giản hóa hoạt động gửi/nhận và quản lý hóa đơn.


Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử

1. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo  theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử nêu rõ quy định lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo  theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử nêu rõ quy định lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết

Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó

Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

3. Giải pháp hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất?

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lưu trữ hóa đơn an toàn nhất và phần mềm dễ sử dụng nhất.


KKD Việt Nam – Công ty hỗ trợ giải pháp hóa đơn điện tử dưới sự ủy quyền đại lý từ phía P.A Việt Nam.

Hệ thống hóa đơn điện tử giúp gia tăng sự an toàn, minh bạch và chính xác của hóa đơn.

Công nghệ Blockchain vào ứng dụng Hóa đơn Điện tử của hệ thống tạo, lưu trữ hóa đơn của P.A Việt Nam để ghi nhận toàn bộ lịch sử của các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin:

Với người bán: Hệ thống Blockchain sẽ ghi nhận lại các trạng thái của các hành động: xuất hóa đơn, hủy hóa đơn hay thay đổi thông tin hóa đơn…

Với người mua: Hệ thống ghi nhận trạng thái của các hành động: nhận, xác nhận.

Cơ quan thuế: Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái nhận dữ liệu hóa đơn, cấp mã hóa đơn, nhận báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Với công nghệ Blockchain được sử dụng trong Phần mềm hóa đơn điện tử của P.A Việt Nam. Các dữ liệu liên quan đến hóa đơn sẽ hoàn toàn được bảo mật và không thể bị đánh cắp, các giao dịch, lịch sử về hóa đơn sẽ không thể bị giả mạo và thay đổi.

Đăng nhận xét

Follow by Email

Chuyên mục Nổi bật

...
Blog chuyên trang thông tin về Doanh nghiệp - Kỹ năng - Đời sống - Văn hóa

Whatsapp Button works on Mobile Device only